I. Apakah milis itu?
Mailing list adalah group diskusi dimana setiap orang bisa berlangganan dan berpartisipasi didalamnya. kita dapat membaca mail orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Secara sederhana, Mailing list adalah sebuah daftar alamat alamat email yang mempunyai kesukaan/kepentingan yang sama. Milis adalah kependekan dari mailing-list, kalau di-Indonesia-kan berarti daftar email. Milis umumnya merupakan tipe komunikasi tertutup, hanya diperuntukkan bagi mereka terdaftar emailnya. Jadi, kalau kita belum terdaftar di sebuah milis, tapi mencoba mengirim email ke sana, ya tentu saja emailnya gak sampai (kecuali bila milis tersebut di setel bebas untuk menerima kiriman dari siapa saja).
Ada beberapa portal/situs yang menyediakan fasilitas milis: YahooGroups (populer), GoogleGroups (sampai sekarang masih versi Beta), plasa.com, isnet, milis intern kampus/perusahaan, dsb.
II. Arah komunikasi milis
Milis Searah (newsletter); yang berhak memposting email adalah pemilik/moderator milis seperti halnya koran kita pada kehidupan sehari-hari. Biasanya newsletter ini diterima pelanggan secara rutin; per hari, per minggu. Tidak ada diskusi terbuka di sini. Contoh milis ini adalah pada milis berita atau buletin
1. Milis dua arah;
- Moderated; semua kiriman yang masuk harus mendapat persetujuan dari pemilik/moderator milis. Semua anggota punya hak bicara dalam diskusi, namun sebelum diteruskan ke seluruh anggota, postingan akan diseleksi dulu oleh moderator. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
- Not Mederated, setiap anggota bebas memposting email tanpa disensor oleh moderator. Resikonya, kadang dijumpai ada juga email yang ‘nyasar’ masuk ke milis jenis ini, sehingga cukup meributkan suasana, misalnya ada anggota yang sengaja mengirim virus dalam bentuk attachment atau anggota yang bicara tidak jelas. Dalam kondisi ini, moderator bisa membatasi hak bicara si bandel tsb, atau bahkan mengeluarkannya dari keanggotaan karena dia tidak mau paham visi/misi dan aturan di milis tsb.
Pemilik/Moderator dapat pula mengatur secara individu dari setiap anggota milis, anggota yang dikebebasan mengirim email ke milis, anggota yang di-moderated dan anggota yang sama sekali tidak diperbolehkan untuk mengirim email ke milis yang dimilikinya.
III. Jenis komunikasi milis
Open; siapa saja yang pingin gabung ke suatu milis bisa mendaftar dan langsung jadi anggota.
- Restricted; semua yang ingin boleh daftar, namun harus mendapat persetujuan moderator milis. Biasanya untuk menyaring anggota sesuai dengan tema milis/keinginan moderator.
- Closed; khusus untuk anggota yang dikehendaki (private). Misalnya seseorang ingin membuat sebuah milis khusus bagi keluarga (ayah, ibu, anak dan saudara lainnya). Maka orang lain tidak dapat menjadi anggota.
IV. Siapa saja yang hadir di milis?
- Owner/pemilik; dia adalah pendiri milis. Dia yang mendaftarkan milis dan mengatur settingnya. Dia punya hak penuh terhadap milis yang dia buat, bahkan dia pun bisa menghapus milis dari peredaran.
- Moderator; adalah anggota yang diberi kewenangan lebih terhadap milis dari sekedar menerima atau mengirim email saja. Misalnya mengeluarkan keanggaotan orang lain, menyetujui atau tidaknya email yang masuk (moderated milis), dan lainnya.
- member/anggota milis; mereka adalah orang2 yang hanya terlibat dengan posting (menerima atau mengirim email saja). Pada dasarnya, setiap member milis berhak mem-post-kan email, kecuali jika milisnya berupa newsletter. Untuk jenis ini, member hanya bisa mengontak owner milis.
Pada milis YahooGroups, kita bisa melihat status keanggotaan di direktori Members. Namun, jika milis di-setting untuk tidak menampilkan daftar anggota, ya itu lain cerita, karena berarti daftar tsb hanya boleh dilihat oleh owner/moderator.
V. Bagaimana caranya jadi anggota milis?
- Tentukan milis yang hendak diikuti. Bisa dengan cara tanya ke teman, searching, , dsb.
- Daftarkan email ke milis tsb. Ada tiga cara yang bisa dilakukan (boleh pilih salah satu).
- Bila saat surfing ke situs/blognya (mis: 109high.blogspot.com), anda melihat form kecil untuk mendaftar ke milis, silakan tulis email anda di situ, klik ‘join now’ (‘subscribe’ atau istilah join lainnya) dan tunggu beberapa saat…. kemudian bukalah mailbox. Akan ada email konfirmasi dari penyedia group (yahoogroups). Setelah anda memberi konfirmasi (mungkin dengan reply/balas email atau klik link dalam email konfirmasi), tunggu email ”Welcome” dari milis tersebut (109high@yahoogroups.com). Kalau sudah, berarti anda sudah menjadi anggotanya.
- Mengirim email untuk mendaftar. Caranya: kirim email kosong ke: namamilis-subscribe@yahoogroups.com Misalnya dalam kasus no (1), maka kita kirim email kosong ke 109high-subscribe@yahoogroups.com. Judul & isi email tidak perlu diisi. Setelah terkirim, tunggu beberapa saat… dan ada email baru dari yahoogroups untuk konfirmasi. Langkah selanjutnya sama seperti cara (1)
- Mendaftar langsung dari yahoogroups.com, (anda harus punya ID di Yahoo. ID ini berupa alamat email kita di Yahoo, misalnya: sianu@yahoo.com, maka ID kita adalah ‘sianu’. Bagi yang belum punya, silakan daftar dulu ke Yahoo!Mail) Bukalah GroupHome (halaman awal) milis (bila belum tahu alamat milisnya bisa cari dengan searchengine). Klik ‘join’, isi form pendaftaran, dan tunggu konfirmasi di email kita. Langkah selanjutnya sama dengan atas.
Sebagai catatan, untuk milis yang keanggotaannya Restricted, waktu menerima pesan ”Welcome” dari milis mungkin agak lama, tergantung kapan si moderator online dan menyetujui keanggotan anda. Dan satu lagi, kalau masuk ke closed-milis, siap-siap saja untuk tidak menerima pesan ”Welcome” selamanya…
VI. Mengirim dan menerima email ke/dari milis
Di sini kita hanya akan membahas diskusi dalam milis dua-arah, baik yang moderated maupun yang bebas bicara.
- Mengirim email ke milis; layaknya berkirim email biasa, dalam mem-posting email ke milis pun kita tidak perlu repot-repot. Tingga kirim email yang kita kehendaki ke namamilis@namagroups.com. Contoh 109high@yahoogroups.com untuk mengirim ke (mailing list Komunitas SMAN 109 Jakarta). Beres!
- Menerima email dari milis; Untuk menerima email dari milis, perlu kita ketahui opsi-opsi penerimaan postingan milis(@yahoogroups):
- individual email (biasa) : jadi setiap email masuk ke milis, kita nerimanya saat itu juga. Tiap kiriman, kita dapet satu email.
- daily digest : kita cuma nerima satu email tiap hari (berisi kumpulan postingan sehari itu)
- special notice : kita hanya mendapat email yang ditandai khusus oleh moderator.
- no email : kita nggak dikirimi email satu pun. Namun, kita masih jadi anggota, sehingga kita bisa membacanya di web (yahoogroups, red). Untuk itu, pada umumnya kita memerlukan Yahoo! ID supaya bisa sign-in di yahoogroups.com. Ini biasanya digunakan bagi anggota yang tidak mengiginkan mailbox-nya penuh. misalnya milis yang cukup padat postingannya, bisa >10 email tiap hari. Atau ketika liburan panjang sehingga tidak dapat/ingin disibukan dengan masalah menghapus email.
Selama milis masih berdiri dan postingannya tidak dihapus oleh pemilik milis atau penyedia jasanya, maka ‘email post’ akan tetap disimpan dalam -semacam- arsip bersama postingan anggota milis lainnya, sehingga bisa dibaca kapan saja melaui halaman utamannya (GroupHome).
Untuk menanggapi posting dari anggota lain, kita perlu memperhatikan tujuan tanggapan kita. Lihat sekali lagi kemana tanggapan tersebut; apakah ke milis, atau ke person yang kita tuju? Hal ini perlu diperhatikan, karena tak jarang kita dapati email nyasar, seharusnya japri (jalur pribadi), namun tak sengaja terkirim ke milis. Berhati-hatilah….
VI. Keluar dari keanggotaan milis
Dan jika karena suatu hal kita keluar dari sebuah milis, ada dua cara yang bisa kita lakukan:
- Mengirim email ; kirim email ke: namamilis-unsubscribe@yahoogroups.com. Misalnya kita mau berhenti dari milis 109high@yahoogroups.com, maka tinggal kirim email kosong ke 109high-unsubscribe@yahoogroups.com. Tunggulah sebentar… dan akan ada email konfirmasi dari yahoogroups. Setujui konfirmasinya, anda sudah keluar dari keanggotaan milis tsb.
- dari GroupHome ; Masuklah ke GroupHome (halaman utama) milis yang anda hendak keluar darinya. Dan carilah tulisan ‘leave group’. Silakan di-klik dan setujui konfirmasinya, anda sudah keluar dari keanggotaan milis tsb.
VII. Bagaimana cara membuat milis sendiri??
Untuk membuat milis sendiri di yahoogroups mudah sekali. (Syaratnya lagi-lagi anda harus punya yahoo ID)
- Buka halaman http://groups.yahoo.com (atau http://asia.groups.yahoo.com bila ingin lokasi server yahoo yang spesifik (dalam hal ini adalah ‘asia’)
- Klik ”Start a group”.
- Ikuti prosedurnya diantaranya mengisi nama milis, deskripsi milis, alamat milis yang diinginkan (seseuai ketersediaan) dan sebagai-nya.
Cuma beberapa menit, dan milis kita sudah jadi.
